Organisaties aantoonbaar te verbeteren via Back-Office

Donderdag 5 mei heeft Tele’Train België haar seminar ‘Consistency, visibility and improvement of your back-office operations’ succesvol afgesloten. Mede dankzij de 23 aanwezigen van 12 verschillende bedrijven was het een interactief seminar met ruimte voor discussie, kritiek en pittige vragen. Conclusie van de dag: organisaties kunnen zich aantoonbaar verbeteren door hun back-office operations anders in te richten.

Inzicht van groot belang

Aan begin van de dag toonde de presentatie van Michiel Lely Director back-office operation & DPA bij Verint, duidelijk aan dat, vooraleer een organisatie start met verbeterprocessen in de back-office, men eerst zicht moeten hebben in die processen. Veel bedrijven maken de fout door direct aan te slag te gaan en werken eigenlijk ‘blind’. Joris Maes, sales manager Tele’Train België: “De juiste stap is eerst inzicht in processen, mensen en systemen te verkrijgen, dan een controle mechanisme in te bouwen en dan pas overgaan tot verbeter en optimalisatie processen.”

Meer dan kostenbesparing

De tweede helft van het seminar was gereserveerd voor een case study, geleid door Dhr. Wouter Jocken en Herbert Van Der Poel beiden van Luminus. Aan de hand van hun eigen ervaringen en inzichten vertelde Luminus haar eigen problematiek en hoe zij back-office processen en resultaten heeft geoptimaliseerd dankzij de WFM -tools en diensten van Tele’Train. Jocken en Van der Poel: “Het verbetertraject heeft ons veel voordeel opgeleverd. Het gaat daarbij niet alleen om kostenbesparing maar ook verbetering in productiviteit, budget nauwkeurigheid, klant / medewerker ratio increase, snellere doorlooptijd, verbeterde intra-day adherence en inzichten, ondersteuning voor long term budgetting en vele zaken meer. De case sprak boekdelen en illustreerde duidelijk de mogelijke verbeterslagen voor de organisatie. Het seminarie werd afgesloten door Michiel Lely met enkele extra, meer algemene business cases.

Veranderen is ook communiceren

Uit de grote hoeveelheid vragen blijkt wel hoe dit onderwerp “consistency, visibility and improvement of your back-office operations” leeft bij bedrijven. Joris Maes: “Er is duidelijk een vraag naar meer efficiency en inzicht als het gaat om back-office maar men ziet ook in dat de communicatie naar alle belanghebbende zeer belangrijk is bij dergelijke projecten, het zogenaamde change management. Ook daar kan Tele’Train bij helpen”. Het seminar werd afgesloten met een gezellige drink en nabespreking in de bar.